はい！電算室です

前々からやりたかったことを少しずつ進めています。
それは・・・。

文書検索ソリューション

帳票とか、郵便文書、Fax文書を電子化し、かつ内容を検索できるようにするもの。
電子ファイリングとかファイリングされた電子文書を全文検索するものとか・・・・。

グループウェアではあらかじめ登録されたファイル名検索かキー検索しかできないものが多いですから。

しかも、安価で！

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小さな組織にもかかわらずFaxや郵便で受ける文書が結構あり、かつ、それぞれの部署が受け取りファイルするものだから、他部署ではその情報が来ていない、わからないということが結構ありました。

さらに、縦割り組織であるがゆえに、情報がいきわたらないことも。
変なセキュリティ意識があるために、情報の共有という意識がないのも事実（縄張り意識？？）

組織内セキュリティなんてかなぐり捨てて（外部とのセキュリティは十分にしなくてはいけません）、
組織内情報共有を目指しましょう！（とくに中小企業）

で、どうやって？

まずは文書を電子化するところから。
紙文書から電子化するには、PDFがスタンダード。で、検索できるように透明テキスト付PDFにしたいもの。
そこで有効になるのが、OCRソフト。ここでも紹介しました。
しかも、一万円そこそこで買えるのですから安い物です。
これを、OCR読み込みし、透明テキスト付PDFにして、フォルダにぶち込んでいきます。
ファイル名は、頭に日付をつけておくと日付順に並んで目検索でも楽になります。

ブラウザからみるにはその文書をHTMLでリンクをはらなくては・・・。・
そんなことをしなくてもいいです。
IISの設定でフォルダ内のファイル一覧を表示できます。

IISでディレクトリ一覧の表示を有効にする

セキュリティ上ちょっと問題はありますが、イントラネット限定ということにしておきます。


で、次にPDFを格納しているフォルダに対して文書検索できるようにしておきます。
これは、以前こちらでも紹介したHyperEstraierを使います。

全文検索を導入する（３）Hyper Estraierの導入２

ここまでできたら、ポータルサイトを作成します。
HyperEstraierの検索窓とリンクをつけ、さらに、PDFを格納しているフォルダへのリンクをつけます。
あ、ここで新着情報もほしいなぁ・・・・。

ついでながら、掲示板も設置します。
PDFを格納したときに一緒に掲示板にも書き込んでもらいます。

ポータルサイトに掲示板へのリンクを張ると同時に、iframeを使用して窓の中に掲示板を見せておくと便利かと。
掲示板はKENT WEBのWebForumあたりがシンプルでいいかと思います。
ただ、WebForumをIISで動かすにはちょっと改造が必要。
相対パスのところを絶対パスに書き直すとよいでしょうね。

さて、ここまでかかった費用は、サーバーとかは別として、OCRソフトおよびスキャナのみ！
検索や閲覧システムそのものはフリー！！！

最初はこんなもんでしょ。仕事の合間合間で作るものですから。

で、サンプルを作ってみてもらいましたが、現場には好評だったのですが・・・・・。
役員からは、
「不必要な文書まで登録するとかえってわかりにくくないか？」
「文書毎に閲覧できる人を制限できないか？」
とぬかしやがった！

数十人の小さな組織でそんなこと言う！
でありながら数百万もの金は出せないんですからね。

間違った情報セキュリティの考え方をたださないと、せっかく作ったシステムはお蔵入りになりそう・・・。
悲しいっす(;_:)