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2009-07-15(Wed)

本があるのに・・・・Excelを活用しよう

はい、電算室です。今日は何が起きるのでしょうか。

一時期はやった情報管理の考え方にEUC(エンドユーザコンピューティング)というものがあります。
これは、ある程度集計されたファイルを共有フォルダに置いておき、さらに集計したい場合は各自のエクセルなどで集計してもらうというもの。

これによりいちいち電算に帳票依頼しなくても、各自で集計してその情報を集約できるというわけ。
電算にとっても帳票を作成する手間が省け、ユーザーにとってもすぐに集計できるので便利だったはずなのですが・・・・。


これはあくまでも、エクセルなどユーザーが使えるという前提が必要です・・・・。

拍手[0回]

ある日、ある部署の課長さんに呼ばれました。

「あのさぁ、この集計を報告しなくちゃいけないんだけどさぁ、エクセルファイルから集計しようとしたけど面倒なんだよ。」


はぁ・・・・


既定の報告ものに関してはある程度網羅したつもりだったのですが、項目が漏れていたかしら?
と思って資料を見てみると・・・・・。


非常に簡単に集計できるもの・・・・。

「いや、これ・・・・、すぐに集計できますよ?」


「えぇ、面倒だったよ・・・・」


その作ったエクセルファイルを見てみると・・・・・・・・・・


必要な項目だけ残し、セルを削除したシートと、一つ一つ "+"で足したセルが・・・。


確かに順番がばらばらなのですが、そんなことをしていたら日が暮れます。



「あのーーーーー、一つ一つ足していたら漏れる場合もありますから・・・・。
まず、並べ替えしましょうよ」

ということで並べ替え。

「え?いいの?」

いいんです!

「次に、この項目ごとに集計しましょう。」

ということで、集計。

ものの30秒です。


「おぉぉ、すごい!」


いや、これくらいはエクセルの基本でしょう。

「じゃぁ、さぁ、これを月別に集計できる?」

一応元のエクセルシートには月別に集計できるように年月の項目ももっています。
が、課長が集計したエクセルにはもうその項目を削除してしまっています。
どうやって集計するつもりだったのだ?

「もう、このシートでは使えませんので、破棄しましょう。
元のシートを使いますね。」

ということで、容赦なく削除(笑)

元のシートをダウンロードしなおして、集計します。

2つの項目での集計なので、ピポットテーブルが便利です。

まず、ピポットテーブルウィザードを出して、範囲を指定して、行の指定と列の指定と、データの指定をします。




ほら簡単!



「おぉ、すごいねぇ。」

と、感心する課長の横の本棚には「できる!エクセル」



「・・・・・・・・・・・・・・」



買ってはみたもののあきらめたな。


しっかし、並べ替えすらできないとは。。。

便利と思って採用したEUCですが、それ以前の問題だったということで。
でも、EUCなんて10年前の考え方です。
今は、BI(ビジネスインテリジェンス)という分析ツールが主流なんですがねぇ・・・・。


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自己紹介:
文学部卒業ながら、ひょんなことからシステム会社に就職。
しかしながらあまりの激務に退職。もうシステム系はいやだと思っていたが、ひょんなことから企業の電算室に勤務することとなる。

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